By John Churu, Gaborone,
Botswana’s biggest university, the University of Botswana (UB) has been hamstrung by an IT problem that threatens to throw the institution into disarray rendering it not conducive for any learning or research to take place. Sources say gremlins within the integrated enterprise Resource Planning (iERP) at the institution have led to among other things, the delay in the release of the results of the 2014 second semester as well as the supplementary examinations. This unfortunate technical problem comes at a time when students have just begun their second semester. All through the campus, students were seen battling to access their results, classes resumed at the University on Monday with the IT issue causing pandemonium amongst desperate students. In addition, most students were also unable to sign up for courses as the self-registration system within the iERP malfunctioned. Both learners and staff members said the software platform had been plagued by glitches for a while now and there was no sign of help coming in the immediate space. According to students, the iERP could not reflect their semester end results as it had been designed to do, and because of this a number of students were not apprised of their grades over the festive holidays. “The system is very flawed. I could not access my results since most of them were not reflective as we were promised,” said one student. There was a rallying call from all the affected persons for the University to invest in a more user-friendly IT system and discard the ‘archaic’ one. “The system is always down. It’s not efficient especially considering that it’s a system,” lamented one third year Humanities student. One senior lecturer explained that the system had a tendency of blocking students from re-accessing the UB, especially those learners who had been discontinued after dismal performances. “It’s a headache for such students to self-register as well as to be re-admitted into the system as we end up doing so through the old mechanism. This new system constantly needs to be unblocked by the IT department, and this has slowed the registration process,” he said. However, the UB director of Public Affairs, Mhitshane Reetsang, was reluctant to reveal the full extent of the setback caused by the glitch, but gave a piecemeal acknowledgement of the problems surrounding the system. “We are aware of the challenges. We have been experiencing pockets of problems here and there with the system,” she said. “The IT department is working around the clock to contain and rectify these shortcomings.” She added that a decision was taken to postpone supplementary exams from last week as there were few students sitting for them. Reetsang admitted that late registration would mean that students and lecturers work extra hours to compensate for the lost time, but “that would not impact badly on the academic calendar”. “I don’t think it is going to badly disrupt the whole calendar,” she said. The self-registration web-based system was launched last August after prolonged calls from stakeholders for the country’s oldest university to embrace new technology. Ironically, the same troubled technology was expected to end the long queues that have traditionally defined UB registration days. “We are yet to see the benefits of this system if at all is worth writing home about,” said one staff member at the institution.
FRENCH VERSION
Plus grande Université du Botswana, l’Université du Botswana (UB) a été paralysée par un problème informatique qui menace de jeter de l’institution dans le désarroi qui l’assujettit pas propice pour tout apprentissage ou recherche aura lieu. Sources disent gremlins au sein de l’entreprise intégrée (iERP) la planification des ressources de l’établissement ont entraîné entre autres choses, le retard dans la publication des résultats du semestre 2014 deuxième ainsi que les examens complémentaires. Ce malheureux problème technique intervient à un moment où les étudiants ont à peine commencé leur second semestre. Tout au long du campus, étudiants ont été vus se battre pour accéder à leurs résultats, classes reprend à l’Université lundi la question IT causant pandémonium parmi les étudiants désespérés. De plus, la plupart des étudiants ne purent également s’inscrire à des cours comme le système d’auto-inscription dans l’iERP mal fonctionné. Membres des apprenants et du personnel, a déclaré la plate-forme logicielle avait été tourmentée par les pépins pendant un certain temps maintenant et il n’y n’avait aucun signe de secours venant de l’espace immédiat. Selon les étudiants, l’iERP ne pouvait pas refléter leur semestre résultats finaux, comme il avait été conçu pour faire, et pour cette raison, un certain nombre d’étudiants ont été pas informé de leurs grades au cours des vacances festives. “Le système est très imparfait. Je ne pouvais pas accéder mes résultats puisque la plupart d’entre eux ne reflétaient pas comme on nous l’avait promis,”a déclaré un étudiant. Il y avait un cri de ralliement de toutes les personnes concernées pour l’Université à investir dans un plus facile à utiliser ce système et jeter celui « archaïque ». “Le système est toujours vers le bas. Il n’est pas efficace, surtout si l’on considère que c’est un système,”a déploré étudiant en sciences humaines du tiers année. Un maître de conférences a expliqué que le système a tendance à bloquer étudiants de ré-accéder à l’UB, surtout ces apprenants qui avaient cessés d’exister après les performances lamentables. “C’est un véritable casse-tête pour ces étudiants à s’enregistrer eux-mêmes mais aussi pour être réadmis dans le système que nous finissons par faire par le biais de l’ancien mécanisme. Ce nouveau système doit constamment être débloqués par le service informatique, et cela a ralenti le processus d’inscription,”dit-il. Cependant, le directeur de l’UB des affaires publiques, Mhitshane Reetsang, était peu disposé à révéler toute l’étendue de la marge de recul provoqué par le glitch, mais a donné une reconnaissance au coup par coup des problèmes entourant le système. “Nous sommes conscients des défis. Nous connaissons les poches des problèmes ici et là avec le système,”dit-elle. « Le service informatique travaille vingt-quatre heures sur vingt-quatre pour contenir et remédier à ces lacunes. » Elle a ajouté qu’une décision a été prise de reporter les examens complémentaires de la semaine dernière car il y avait peu d’étudiants assis pour eux. Reetsang a admis que l’enregistrement tardif signifierait que les étudiants et les professeurs faire des heures supplémentaires pour compenser le temps perdu, mais « qui n’aurait pas un impact mal sur le calendrier académique ». « Je ne pense pas que ça va gravement perturber le calendrier entier, » dit-elle. Le système d’auto-inscription web a été lancé en août dernier après des appels prolongés des intervenants pour l’Université la plus ancienne du pays à adopter la nouvelle technologie. Ironie du sort, la même technologie troublée devait finir les longues files d’attente qui ont traditionnellement définies les journées d’inscription UB. « Nous ne sommes encore pour voir les avantages de ce système, s’il en vaut la peine d’accueil écrit à propos, » a déclaré un membre du personnel de l’institution.
